| |
SPORTBONDBELEID MBT ORGANISATIE EN DEELNAME VAN
EVENEMENTEN
IN WERKING PER 01-05-2010
Inhoud:
A: ‘Ik wil een evenement organiseren’
B: ‘Ik wil meedoen aan een evenement’
C: Hardheidsclausule
A ‘Ik wil een evenement organiseren’
A1 Nationaal
A1.1 Inleiding
Het doel van de Brandweersportbond Nederland is het stimuleren van sporten door en voor Nederlandse brandweermedewerkers en -korpsen, zodat men zich uitgedaagd voelt om de onderlinge krachten te meten en om daarbij de sociale contacten tussen medewerkers en korpsen te vergroten. Om dit doel te bereiken, stimuleert en faciliteert de BSN diverse sportactiviteiten voor en door de brandweermensen van Nederland: immers,
het zijn de evenementen waar men de krachten kan meten en waar men elkaar ontmoet. De BSN nodigt iedereen die overweegt een sportevenement voor brandweermensen te
organiseren uit om contact te zoeken met het bestuur van de BSN: wij denken graag mee over uw plannen en via de contacten van de BSN kunnen deelnemers of medeorganisatoren worden gevonden. Daarnaast kan de BSN financiële ondersteuning bieder; daarover meer hieronder.
A1.2 Kosten / vergoedingen
Met het organiseren van evenementen zijn kosten gemoeid: de accommodatie (of het nou een sporthal, een zwembad of een sintelbaan is) moet gehuurd worden, prijzen moeten
worden gekocht en een lunch voor de deelnemers mag worden verwacht – om maar wat voorbeelden te noemen. Het is redelijk dat van de deelnemers een bijdrage in de kosten
mag worden verwacht (via inschrijfgeld), maar daarnaast kan de BSN financiële ondersteuning bieden. De vuistregel voor wat betreft de omvang van de financiële ondersteuning is: hoe meer deelnemers uit verschillende regio’s, hoe meer financiële ondersteuning. Bij het aanvragen van de financiële ondersteuning, maakt de evenementorganisatie inzichtelijk op welke manier de ondersteuning van de BSN wordt ingezet om deelname van zoveel mogelijk mensen wordt gestimuleerd. Dat kan bijvoorbeeld door de BSN te verzoeken de
accommodatiekosten te voldoen.
Aan het verlenen van financiële ondersteuning zijn de volgende voorwaarden verbonden:
1) De organisatie dient tijdig (min. tien weken vóór het evenement) de ondersteuningsaanvraag in, in ieder geval bevattende een beredeneerde begroting (met kosten en baten) en de onder (2) en (3) genoemde documenten.
2) De organisatie spant zich aantoonbaar in om het aantal deelnemers zo groot mogelijk te maken. Bij de ondersteuningsaanvraag dient men een plan in hoe dit te
bewerkstelligen.
3) De organisatie spant zich aantoonbaar in om deelnemers uit zoveel mogelijk regio’s te werven. Bij de ondersteuningsaanvraag dient men een plan in hoe dit te
bewerkstelligen.
4) Alle uitgaven moeten achteraf kunnen worden verantwoord middels facturen of
andere, vooraf door het bestuur van de BSN geaccordeerde documentatie (bijvoorbeeld inschrijfformulieren).
5) Indien het een evenement in een relatief kleine sport betreft (in te schatten door bestuur BSN), wordt een vergoeding alleen toegekend indien men zich inspant het
evenement breed toegankelijk te maken. Dit kan bijvoorbeeld door het organiseren van een (additionele) clinic.
Indien men een evenement voor de eerste keer organiseert, stelt de BSN voorts de volgende aanvullende eis:
6) De organisatie zorgt ervoor dat het evenement in minimaal drie opeenvolgende jaren zal worden georganiseerd. Deze eis bestaat om een incidentele karakter te voorkomen. Overigens hoeft de organisatie niet zelf drie jaar organisator te zijn: zij
kan ook afspreken met een andere partij, dat zij het evenement een volgend jaar organiseren. De BSN kan daarbij een bemiddelende rol spelen. Op de eerste bestuursvergadering na het indienen van de benodigde formulieren (zie voor data de website) beslist het bestuur van de BSN over het toekennen en de hoogte van de
gevraagde ondersteuning. Over de manier en het tijdstip van transactie maken het bestuur van de BSN en de
organisatie van een evenement nadere afspraken.
A2 Internationaal
A2.1 Inleiding: ESF, WFG, overig
Het organiseren van internationale evenementen is een grote uitdaging. De BSN kan daarbij optreden in een ondersteunende en faciliterende rol.
A2.1a ESF-evenementen
Europese kampioenschappen vallen onder auspiciën van de ESF. De BSN is lid van de ESF en conformeert zich daarom aan de regels van deze organisatie. De ESF streeft naar
het organiseren van twee kampioenschappen per jaar. Toernooien worden in vaste cycli georganiseerd. De komende jaren ziet het programma er als volgt uit:
- 2010 voorjaar volleybal najaar zwemmen / waterpolo
- 2011 voorjaar triatlon najaar zaalvoetbal
- 2012 voorjaar tennis najaar atletiek / hardlopen
- 2013 voorjaar (veld)voetbal najaar tafeltennis
Indien men geïnteresseerd is in het organiseren van een ESF-evenement, dient men dit tijdig bij het bestuur van de BSN te melden. Gezien de doorlooptijd van het organiseren
van dergelijke evenementen, gaat het om minimaal 18 maanden voorafgaand aan het moment dat het evenement plaats zal hebben.
A2.1b World Firefighter Games / World Police & Firefightersgames
In een- of tweejarige cycli worden er ook toernooien als de WFG of de WP&FG georganiseerd. De BSN heeft hier in principe geen bemoeienis mee. Over deelname hieraan, is onder (B) het e.e.a. te vinden.
A2.1c Overige internationale evenementen
Naast de structureel georganiseerde ESF-evenementen en WFG-evenementen, zijn er ook incidenteel andersoortige evenementen. Het is denkbaar dat brandweermensen in Nederland andersoortige sportevenementen
voor brandweermensen uit eigen en andere landen willen organiseren. Indien u tot die groep behoort, neemt u dan contact op met het bestuur van de BSN om over uw plannen
te overleggen.
B ‘Ik wil meedoen aan een evenement’
B1 Nationaal
B1.1 Inleiding
De BSN stimuleert en faciliteert de organisatie van allerlei brandweersportevenementen op nationaal niveau. In het licht van de doelstellingen van de bond, stimuleren wij
evenementorganisaties om de drempel voor deelname in principe zo laag mogelijk te houden. Geïnteresseerd in het organiseren van een evenement? Zie dan onder (A).
B1.2 Kosten / vergoedingen
De kosten voor deelname aan een nationaal evenement verschillen per evenement; iemand die overweegt deel te nemen aan een evenement, kan via de organisatie en/of de
BSN meer informatie hierover inwinnen.
In principe vergoedt de BSN in het geval van nationale evenementen geen kosten die een deelnemer maakt. Het staat de deelnemer vrij sponsoren te zoeken.
B2 Internationaal
B2.1 Inleiding: ESF, WFG/WPFG, overig
Er zijn verschillende soorten internationale evenementen. De belangrijkste soorten evenementen zijn de jaarlijkse Europese Kampioenschappen die onder auspiciën van de European Sports Federation (ESF) worden georganiseerd, de tweejaarlijkse World Firefighter Games en overige internationale evenementen.
B2.1a ESF-evenementen
Deelname aan Europese kampioenschappen valt onder auspiciën van de ESF. De BSN is lid van de ESF en conformeert zich daarom aan de regels van deze organisatie. De ESF streeft naar het organiseren van twee kampioenschappen per jaar. Indien men geïnteresseerd is in het deelnemen aan een door de ESF georganiseerd evenement, doet men er goed aan dit tijdig bij de BSN te melden (min. vier maanden vooraf).
Toernooien worden in vaste cycli georganiseerd. De komende jaren ziet het programma er als volgt uit:
- 2010 voorjaar volleybal najaar zwemmen / waterpolo
- 2011 voorjaar triatlon najaar zaalvoetbal
- 2012 voorjaar tennis najaar atletiek / hardlopen
- 2013 voorjaar (veld)voetbal najaar tafeltennis
De regelgeving omtrent ESF-evenementen is vastgelegd in de zogenaamde ESF International Championships Code of Practice. Dit document is elders op onze website te
downloaden. Het is belangrijk op te merken dat een toernooi doorgaat bij zes of meer deelnemende teams; bij minder deelnemers, wordt het toernooi geannuleerd.
Meedoen aan een ESF-evenement kost geld. Daarbij moet men denken aan de inschrijfkosten (doorgaans 100 euro), de accommodatie (de ESF schrijft voor dat de organisatie een volpensionaccommodatie regelt voor max. 40 euro p.p.p.n.; ESFevenementen duren doorgaans vijf dagen) en de reiskosten. Indien men namens Nederland deelneemt aan een ESF-evenement, komt men in aanmerking voor een
financiële vergoeding. Die financiële vergoeding omvat in ieder geval het inschrijfgeld. Daarnaast draagt de BSN bij aan de accommodatiekosten, waarbij de precieze bijdrage
afhangt van de omvang van het team:
- volpension accommodatie bij < 15 teamleden: 100%
- volpension accommodatie bij < 20 teamleden: 75%
- volpension accommodatie bij > 20 teamleden: 50% (max. 2400 euro)
Bij het vertegenwoordigen van Nederland hoort uiteraard een (trainings)pak dat gedragen kan worden bij de ceremoniële momenten. De kosten die daarmee gemoeid zijn worden
door de BSN vergoed, mits men het pak via de BSN bestelt.
Indien men om moverende redenen af meent te moeten wijken van de voorgestelde subsidiëring, kan men daartoe een beargumenteerd verzoek indienen bij het bestuur van
de BSN. De totale financiële, geldelijke bijdrage zal nooit groter zijn dan 3000 euro. Aan deze financiële compensatie zijn de volgende voorwaarden verbonden:
1) Het team moet tijdig interesse voor deelname tonen bij de BSN (min. zes maanden voor aanvang toernooi). Bij dit blijk van interesse dient men tevens een begroting in te
dienen voor de te maken kosten.
2) Het team moet van competitief niveau zijn, blijkend uit bijvoorbeeld resultaten op een NK of eerdere internationale resultaten. Bij vragen hierover kan men het best contact
opnemen met de BSN.
3) Het team voorziet de BSN na het toernooi van volledige verantwoording van de uitgaven van het gesubsidieerde bedrag.
4) Het team voorziet de BSN vooraf en na het toernooi van op de website te publiceren documentatie: verslagen en foto’s van a) voorbereidingsactiviteiten en b) de
toernooiperiode, als ook een overzicht van de resultaten. E.e.a. dient a) voor aanvang van het toernooi binnen te zijn, b) maximaal vijf dagen na het toernooi. Over de manier en het tijdstip van transactie maken het bestuur van de BSN en de deelnemers aan een evenement nadere afspraken.
Bij een van de jaarlijkse ESF-evenementen wordt doorgaans ook de ESFjaarvergaderingen georganiseerd. Daarom reizen de Nederlandse ESF-bestuursleden ook af naar de plaats van dat evenement. Daarbij kunnen de Nederlandse ESF-bestuursleden hun reiskosten declareren, onder de volgende voorwaarden:
1) Het bestuurslid geeft tijdig (min. drie maanden voor de vergadering) aan af te zullen reizen naar de ESF-vergadering.
2) Het bestuurslid geeft binnen tien werkdagen na de vergadering het BSN-bestuur inzicht in de besproken thema’s door middel van een schriftelijk verslag. Dit verslag kan tevens gebruikt worden voor bredere communicatie middels de BSN-website.
3) Het bestuurslid voorziet het BSN-bestuur na de vergadering van volledige verantwoording van de uitgaven van het te declareren bedrag.
Over de manier en het tijdstip van transactie maken het bestuur van de BSN en de betrokken ESF-bestuurder(s) nadere afspraken.
B2.1b World Firefighter Games / World Police & Firefightersgames
Elke twee jaar worden ergens ter wereld de World Firefighter Games georganiseerd: een evenement waarbij tijdens ongeveer een week diverse sporten kunnen worden beoefend.
De BSN heeft doorgaans niets te maken met de organisatie van de WFG en WPFG. Indien een Nederlandse brandweerman/-vrouw deel wil nemen aan de WFG en WPFG, dient hij/zij zelf voor inschrijving e.d. zorg te dragen. Uiteraard kan de BSN hierbij wel als vraagbaak dienen.
Als Nederlandse brandweermensen willen deelnemen aan deze evenementen, zullen zij primair zelf naar financiële ondersteuning moeten zoeken. In bijzondere gevallen kan de
BSN als een van de sponsoren optreden; wil men daarvoor in aanmerking komen, dan kan men contact opnemen met het BSN-bestuur. Het bestuur kan de toezegging doen de
aanvraag te behandelen in de eerstvolgende bestuursvergadering. Op uitnodiging kan men dan een beredeneerde aanvraag indienen, die ten minste voldoet aan de onder B2.1a genoemde voorwaarden bij deelname aan een evenement.
B2.1c Overige internationale evenementen
Ook in het geval van internationale evenementen die niet in een van bovengenoemde categorieën vallen, kan de BSN als sponsor optreden. Als men overweegt deel te nemen aan een dergelijk evenement, kan men een beredeneerd verzoek indienen bij het bestuur van de BSN. Daarbij dienen dezelfde voorwaarden als onder B2.1a in acht genomen te
worden. In voorkomende gevallen subsidieert de BSN alleen verzoeken die qua omvang in lijn liggen met ESF-/WFG-deelname.
B2.2 Begeleiding / coaching / supporters
Per team kan één begeleider / verzorger worden aangewezen; die persoon geldt in de reglementen als ‘deelnemer’.
Per team kan één trainer/coach worden aangewezen, mits hij/zij beschikt over de daartoe vereiste papieren. Deze trainer/coach geldt in de reglementen als ‘deelnemer’.
De BSN vergoedt geen kosten voor meereizende supporters.
C1.0 Hardheidsclausule
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bondsbestuur. In voorkomende gevallen
kan het zich daarbij later adviseren door deskundigen.
Dit reglement treedt voor onbepaalde tijd in werking op 1 mei 2010. |
Alle gegevens onder voorbehoud van typefouten
Brandweer Sportbond Nederland. | |
